Como Planejar Suas Atividades da Semana em 15 Minutos ou Menos

Vou te apresentar a estrutura que venho usando nos últimos 5 anos e que vem ajudando várias pessoas ao redor do mundo a organizarem as atividades do dia a dia sem complicações.

Olá!

Aqui é Jonathan Maciel, sou Especialista em Marketing Digital e Vendas Online.

Atualmente, tenho centenas de atividades que precisam ser analisadas e executadas todos os dias.

Umas simples de serem feitas e outras extremamente complexas.

Por conta dessa grande quantidade de atividades que qualquer empresário possui para fazer todos os dias, todas as semanas, todos os meses, dezenas de tarefas surgem do nada, precisam ser analisadas e priorizadas.

A sensação é que que estamos empurrando uma bola de leve que só aumenta de tamanho todos os dias e que parece não ter solução.

Essa bola de neve só cresce desordenadamente por conta da escolha das atividades erradas que optamos para resolver diariamente ou semanalmente.

Uma coisa simples que aprendi lendo alguns livros sobre produtividade empresarial: O grande diferencial entre essas tarefas é o grau de prioridade que uma possui sobre a outra.

Logo, te aconselho o seguinte:

Se você não parar agora para refletir sobre tudo o que tem para fazer durante a semana, anotar num papel e ver o que realmente é prioridade, os problemas continuarão crescendo constantemente e, infelizmente, vai chegar o momento que isso vai explodir bem na sua frente e você não vai poder fazer mais nada.

Se você realmente deseja saber um pouco mais sobre como organizar as suas atividades do dia a dia, vou te ensinar agora 04 dicas super simples que eu aprendi ao longo dos últimos 05 anos e que vem ajudando várias pessoas ao redor do mundo a pensarem da mesma forma para organizar as suas vidas de forma prática.

Vamos começar?

 

01 – Anote tudo o que existe de pendencias para a semana

 

 

Por mais simples que esta atividade seja, ela é o pontapé inicial para começar a organizar as nossas vidas.

Como tenho contato com centenas de empresários, converso todos os dias sobre agendamento de reuniões, almoços, jantares, etc etc etc.

É muito comum alguns deles esquecerem os compromissos agendados com outros empresários e até com seus próprios familiares.

Na prática, isso acontece unica e exclusivamente por conta de uma falta de planejamento semanal com base na análise de prioridades.

Olha só como é simples! Vou te mostrar tudo o que eu geralmente tenho de pendências em minhas atividades semanais. Pode ser que alguma dessas também faça parte do se dia a dia.

  • Pagamento de contas com dias específicos: água, gás, telefone, internet, aluguel, fornecedores;
  • Estudar: atualização de conteúdos que eu gosto de acompanhar, aulas, provas, cursos, concursos;
  • Relaxamento mental: um momento só seu para assistir séries, filmes e ler livros que não tem nada a ver com conteúdos educacionais;
  • Atividades familiares: o tão esperado almoço de domingo, aniversários, jantares;
  • Saúde: exames médicos, dentistas, academia, pedalar, nadar, caminhar (bateu o peso na consciência agora);
  • Empresarial: projetos, reuniões, análise e criação de novos produtos e serviços;

Esta é uma parte da lista que você precisa listar neste exato momento.

Assim que você acabar de anotar tudo isso em um papel, vá para o próximo tópico, combinado?

 

02 – Enumere todas as atividades que se repetem todos os dias

 

 

Esta parte é bem interessante pois vamos estudar juntos o seu comportamento básico.

É algo bem tranquilo, nem se preocupe!

Pra mim, esta é a parte que colocamos tudo aquilo que fazemos repetidamente todos os dias.

Eu considero a mais importante pois é neste momento que poderemos analisar quanto tempo ganhamos ou perdemos fazendo determinadas atividades e, possivelmente, se conseguirmos eliminar algumas… UAU! Um grande tempo será reduzido.

Voltando ao meu exemplo:

  • Acordar: geralmente, acordo entre 05:00 e 05:30 todos os dias. Depende do dia da semana e de que horas fui dormir.
  • Levantar: existe uma grande diferença entre acordar e levantar, concorda? Eu me levanto entre 10 a 15 minutos após me acordar. É neste momento que eu penso positivamente sobre o dia que está começando, agradeço a Deus por estar vivo e peço forças para executar mais um dia!
  • Café da manhã: as 06:00 em ponto eu preciso estar com o meu café da manhã pronto! Gosto de comer em paz, sem pressa, ouvindo um smooth jazz ou bossa nova. EU dedico em média 20 a 30 minutos para comer.
  • Organizar tudo para ir trabalhar: aqui entram o banho, separar roupa, etc. As 07:00 em ponto ja tenho feito tudo isso.
  • Ir para o trabalho: bom.. aqui.. deixo uma média de 30 minutos para me deslocar para o trabalho. Durante este tempo, eu continuo ouvindo o meu jazz. Depois deixo uns links para voce!
  • Trabalho durante o dia: atualmente, separei das 08 as 12 e das 13 as 17 para me dedicar as atividades do trabalho que podem ser realizadas durante o dia. Nada impede que você de continuidade ao seu trabalho quando chegar em casa. É o que eu faço.
  • O horário do almoço: uma hora dá mais que o suficiente para você almoçar, olhar as suas redes sociais tomar um cafézinho e cochilar 20 minutos.
  • Cochilo do horário do almoço: Esse cochilo é fundamental para que a sua mente relaxe um pouco e volte zerada para as atividades da parte da tarde. Se você não tem costume em cochilar, experimente!
  • Sair do trabalho e voltar pra casa: se você estiver pegando muito trânsito, engarrafamentos e esta atividade estiver esgotando você, tenta conversar com o seu chefe e procure saber se você pode chegar meia hora antes e sair meia hora antes. Se, de toda forma, isso não for possível, entre no programa de horas extras e saia uma ou duas horas a mais do seu horário. É melhor perder tempo trabalhando e ganhando por isso ou ficar duas horas preso no trânsito? Eu prefiro ganhar dinheiro. Eu levo 30 minutos para chegar em casa.
  • Ao chegar em casa: separe 30 minutos para você tomar um bom banho e ouvir uma boa música. A sua mente está acelerada e você precisa relaxar para dar continuidade as atividades da noite. nas minhas contas, encerro tudo isso pontualmente as 18:00.
  • Jantar: mais 30 minutos para preparar algo leve e não ficar sonolento para produzir por pelo menos mais 2 a 3 horas seguidas.
  • Atividades da noite: ler, estudar, criar, malhar, correr, pedalar, etc. Separe um tempo para cuidar da sua forma física!
  • Dormir: Inicialmente, eu estava dormindo entre 8 a 10 horas por dia. Comecei reduzindo 30 minutos e vendo se eu me acostumava com isso. Atualmente durmo entre 5 a 6 horas por dia e me sinto bem durante as atividades diárias.

Viu só que é fácil listar tudo o que se faz repetidamente durante a semana?

Só vou chamar a sua atenção para o grande vilão que consome horas do seu dia: redes sociais!

Quer fazer um teste? Instala o Quality Time!

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Esse APP monitora apenas todo o tempo que você dedica ao seu celular.

O ponto chave é você entender que este tempo deve ser empregado em outras atividades.

Lembra daquele papel que você começou a anotar do tópico 01?

Agora você vai anotar tudo o que você faz com base no que expliquei agora.

Por mais simples que seja, anote tudo e coloque do lado quanto tempo você está gastando do seu dia para executar cada atividade dessa.

Eu sei que você vai se sentir culpado por estar perdendo tempo em algumas atividades ou por estar dando tempo de menos a outras.

Isso é extremamente normal e é exatamente isso que eu quero que você reflita um pouco mais a frente.

Só continue lendo esse texto quando acabar esta parte.

 

03 – Catalogue o que é realmente prioritário e o que pode ser reduzido ou eliminado da semana

 

Agência de Marketing Digital em João Pessoa

 

 

Agora você vai saber o que fazer com tanta informação!

Existe um conceito simples chamado grau de prioridade de uma atividade.

A prioridade pode ser catalogada como:

  1. Extremamente importante;
  2. Importante;
  3. Para fazer;
  4. Para reduzir;
  5. Eliminar de uma vez por todas;

É neste momento que você, com base na lista que construída até este momento, começará a colocar do lado de cada uma o que você julga como grau de prioridade.

O ponto que mais dói sempre é o tempo que você dedica as redes sociais.

Eu conheço empresários que olham a cada 3 minutos o face, insta e whatsapp.  Este é um dos pontos que mais se perde tempo ao longo do dia.

Só para você ter noção da gravidade desse assunto, milhares de empresas ao redor do mundo perdem muito dinheiro por conta desses APPS.

Algumas empresas precisaram colocar em suas regras internas que é expressamente proibido entrar com aparelhos celulares nas empresas.

Agora é com você!

Preparado para descobrir tudo aquilo que atrasa o seu dia a dia?

Anote do lado de cada atividade do seu dia a dia o grau de prioridade que você precisa dar para cada uma delas e vamos refletir juntos sobre como colocar tudo isso em prática.

Se você ainda não fez a lista, volte para o primeiro tópico e comece. a atividade 04 depende execução das outras 3!

 

04 – Planeje a semana com base na lista de prioridades x dificuldades e tente fazer sequencialmente

 

 

Bom… se você chegou até aqui com a sua antiga lista de atividades e percebeu que a sua vira irá melhorar a partir de agora, parabéns!

Neste momento, posso afirmar que você tem a chance mudar totalmente a sua vida apenas por ter o poder de mandar no seu tempo.

Vamos juntos organizar a sua semana com base em tudo que você anotou ate este exato momento…

Antes de começarmos, vou ter dar mais uma informação: nível de dificuldades.

  • Extremamente difícil;
  • Muito difícil;
  • Difícil;
  • Fácil;
  • Muito fácil;
  • Extremamente fácil;

Seguinte:

  • Pegue outras folhas em branco;
  • Agrupe nas folhas em branco as atividades com base no grau de prioridades (extremamente importante, importante, para fazer, para reduzir, para eliminar);
  • Deixe um espaço para anotar o grau de dificuldade para executar cada tarefa;
  • Enumere cada atividade que você quer resolver, de forma sequencial, com base no nível de dificuldade que você acabou de anotar.
  • Se tiver coragem e determinação, separe as segundas e terças feiras para começar pelo mais difícil!
  • Separe a segunda feira para executar atividades extremamente fáceis! Vamos começar a segunda feira com grandes vitórias de chegar na terça muito motivado;
  • A terça, você coloca as extremamente difíceis e não pare até concluir pelo menos uma das atividades complexas.
  • Na quarta, se você ainda tiver cabeça com as atividades complexas, de continuidade, se não, volte para as fáceis. Nada impede que você volte a ter confiança por conseguir finalizar algumas atividades.

E por ai vai!

O grande segredo, acima de tudo, é você se sentir bem por conseguir organizar a sua semana e ter pequenas vitórias ao longo do dia.

 

Os seus próximos passos!

 

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Vamos em frente!

Jonathan Maciel
Jonathan Maciel
Especialista em Vendas Online

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